Privacyverklaring

Kiwanis Assen hanteert in navolging van het Kiwanis International District Nederland de landelijke privacyverklaring als het gaat om persoonsgegevens. Waar dus KI-DN in de volgende verklaring staat kan ook Kiwanis Assen gelezen worden.

Kiwanis International District Nederland (afgekort tot “KI-DN” of meer algemeen tot “Kiwanis “) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacy verklaring informeren wij u over de verwerking van persoonsgegevens door KI-DN en de aangesloten Kiwanis clubs.

Wat zijn persoonsgegevens?
Alle gegevens die te herleiden zijn tot een persoon, bijvoorbeeld uw naam, adres, telefoonnummer, email-adres. Ook een foto waar u op staat, is een persoonsgegevens. Een combinatie van gegevens die kunnen leiden tot de identificatie van een persoon, daarop is privacywetgeving van toepassing. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over bijvoorbeeld gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens, religieuze overtuiging of politieke voorkeur.

Van wie verwerkt KI-DN persoonsgegevens?
KI-DN verwerkt persoonsgegevens van personen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Bijvoorbeeld van:

leden; oud-leden; vrijwilligers van de bij KI-DN aangesloten organisatieonderdelen (regio’s, groepen, kernen, clubs in organisatie, clubs, etc.) personen die lid willen worden van een Kiwanis club (aspirant-leden); personen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Welke persoonsgegevens verwerkt KI-DN?
Naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, beroep of gegevens omtrent huidige werkzaamheden, titel (mr., drs., etc.), functie binnen de Kiwanis club, geslacht, geboortedatum, nationaliteit en naam eventuele partner. Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens. Van leden en oud-leden verwerkt Kiwanis meer persoonsgegevens dan van vrijwilligers, aspirant-leden of contactpersonen.

Waarom verwerkt KI-DN persoonsgegevens?
Als u lid bent van (een) Kiwanis (club) of dat wil worden of als u aan de slag wil gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig om u te kunnen inschrijven en registreren als lid, te zorgen voor een eventuele verzekering van u als vrijwilliger of om een Verklaring Omtrent Gedrag voor u aan te vragen.

Als u lid bent van Kiwanis, dan gebruiken we uw naam, e-mailadres en telefoonnummer om contact met u te onderhouden en u te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of informatieve doeleinden. Bijvoorbeeld om u in te lichten over een nieuwe activiteit vanuit KI-DN of van uw club, regio.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

Hoe verwerkt KI-DN persoonsgegevens?
Alle organisatieonderdelen van KI-DN verwerken persoonsgegevens in ons systeem “Portalbuzz” de administratieve applicatie van KI-DN. Dit kunnen zowel clubs (in wording) zijn, als regio’s of andere landelijke onderdelen.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Nadat u bent geregistreerd als lid krijgt u een unieke inlogcode. Met uw unieke inlogcode kunt u uw eigen gegevens wijzigen. De secretaris van iedere club kan de gegevens ook wijzigen. Voor aspirant-leden geldt dat zij door de secretaris worden aangemeld, zij krijgen pas een inlogcode als zij lid zijn geworden. De leden van de Kiwanis club waarvan u lid bent, kunnen als zij inloggen met hun inlogcode, uw gegevens inzien.

Binnen een Divisie (een regio), kunnen alleen die leden uw gegevens zien als zij daar volgens hun functie (de Luitenant-Gouverneur bijvoorbeeld) toe bevoegd zijn. Zij kunnen uw naam, e-mailadres en telefoonnummer zien. Dit is bedoeld voor het versturen van uitnodigingen voor bijeenkomsten of voor het maken van onderlinge afspraken.

Bestuurders van het landelijk bestuur van KI-DN kunnen uw persoonsgegevens alleen inzien of wijzigen als zij daar gelet op hun functie (de secretaris bijvoorbeeld) toe bevoegd zijn.

Met wie worden gegevens gedeeld?
De club waarvan u lid bent of waar u een relatie mee hebt, verwerkt uw persoonsgegevens en geeft die gegevens door aan KI-DN. De gegevens worden opgenomen in het “PortalbBuzz” systeem en daarmee zijn uw persoonsgegevens ook inzichtelijk voor functionarissen van Kiwanis International, voorzover zij daar volgens hun functie toe bevoegd zijn.

Kiwanis deelt uw persoonsgegevens niet met externe partijen, tenzij zij daartoe door de wet of het openbaar gezag verplicht wordt.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen Kiwanis
Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor het doel waarvoor u ze hebt verstrekt, bijvoorbeeld om u te kunnen registreren als lid.  Deze gegevens worden voor dat doel gebruikt, en alleen voor een ander doel als er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat en u daarmee instemt.

Bijvoorbeeld als u zich inschrijft voor een landelijk evenement (congres), daarvoor kunnen contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald. Of als u een nieuwe functie krijgt binnen een aangesloten club, dan kan de ledenadministratie van KI-DN uw gegevens ophalen, zodat u deze niet opnieuw hoeft in te voeren.

Bewaren
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden na uitschrijving bewaard, voornamelijk om statistische redenen, opdat gezien kan worden wie welke functies hebben bekleed, of om oud-leden te informeren, bijvoorbeeld over een activiteit of reünie. 

Welke rechten heb ik?
U hebt het recht uw gegevens in te zien, te wijzigen, verbeteren, aanvullen, ze te (laten) wissen, de verwerking te beperken en om uw gegevens over te dragen.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door KI-DN kunt u terecht bij de club waarvan u lid bent respectievelijk bij KI-DN. Natuurlijk kun u ook altijd contact opnemen met KI-DN via de Secretaris van Kiwanis International District Nederland secretaris@kiwanis.nl.
Is uw eventuele klacht door hen niet adequaat verholpen? U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacy beleid
KI-DN behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacy verklaring. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid voor het gebruik van Portalbuzz te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy beleid zelf opslaan of raadplegen via https://www.kiwanis.nl/privacy-verklaring 

Vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 12 mei 2018.